Glavni aspekti formalne međuljudske komunikacije, njezini standardi i područja primjene. Posebne sorte i pravila koja ograničavaju ovu vrstu interakcije. Formalna međuljudska komunikacija je vrsta interakcije među ljudima koja je prihvaćena u društvu i koristi se za strance ili poznanike čiji se razgovor ne produbljuje na emocionalnoj razini i čisto je informativne prirode. Ograničeno pravilima ponašanja i bontona, koji su općenito prihvaćeni i obvezujući.
Opis formalne međuljudske komunikacije
Komunikacija je najvažnija vrsta interakcije među pojedincima, bez koje je vrlo teško zamisliti postojanje i osobni rast. Važan je u svim aspektima ljudskog života. Ovisno o tome gdje osoba komunicira, mogu se razlikovati dvije glavne vrste: formalna i neformalna. Glavna razlika između prvog je prisutnost mnogo različitih stavova, koji ograničavaju osobu u prosudbama i označavaju određeni okvir koji se ne može prijeći.
Drugi naziv za formalnu komunikaciju temelji se na ulogama. Odnosno, uzima se u obzir specifična uloga u društvu, koja regulira odnos i etiku ponašanja između dvoje ljudi. Svaki pojedinac ima osebujan otisak društva u kojem je osoba odrasla, uvjeta u kojima se trenutno nalazi i ovlasti koje su mu dodijeljene. On obavlja neku vrstu uloge u odnosu na svog sugovornika i zauzima poziciju koja zahtijeva odgovarajući odnos prema sebi. Zato možemo reći da se formalna vrsta komunikacije obavlja unutar propisanih uloga za sve.
Na primjer, osoba radi na visokom položaju i komunicira sa svojim podređenim kao šef, zahtijevajući od njega da ispuni svoje dužnosti na poslu. Ovdje se morate odnositi prema njemu s poštovanjem i bespogovorno slušati njegovo mišljenje. Recimo da podređeni živi u susjedstvu s tom osobom i često se sastaje s njim blizu ograde, raspravljajući o sadnicama, vremenu, pa čak i općenito dokolici. Druga opcija bit će ograničena na neformalnu međuljudsku komunikaciju, iz koje se uklanjaju uloge šefa i zaposlenika. Bez ovih maski potpuno su jednaki u razgovoru.
Zato se može tvrditi da formalna međuljudska komunikacija regulira poslovne odnose na koje utječu brojni birokratski čimbenici. Vrlo je ograničen i poštuje niz pravila i propisa i prihvaćenih standarda kojih se morate pridržavati.
Razlike od neformalne komunikacije
Komunikacija je prilično višeslojan proces i u svakom se slučaju razlikuje od sličnog pa valja istaknuti neke nijanse. Oni predstavljaju glavne razlike između dvije vrste interakcije koje se najčešće koriste u društvu. Razmotrite značajke formalne komunikacije:
- Cilj … Svaki formalni razgovor, kakav god on bio, ima određenu svrhu, na koju se komunikacija svodi. Odnosno, ili žele primiti neke korisne informacije od neke osobe, ili im trebaju prenijeti nešto važno. U oba slučaja razgovor je ograničen na ove ciljeve i ne bi se trebao premještati na druge aspekte. Ako službeni razgovor nema određenu svrhu za koju se vodi, onda se više ne može tako nazvati. Službena komunikacija alat je kojim ispunjavaju svoje radne potrebe ili rješavaju svakodnevna pitanja. Ako nema potrebe za konačnim rezultatom takvog razgovora, on ni ne nastaje. Zato je svrha najvažniji atribut formalne međuljudske komunikacije.
- Sadržaj … Ono o čemu ljudi govore tijekom formalnog razgovora također igra veliku ulogu. Ovo bi trebao biti nedvosmislen razgovor koji pojašnjava neke radne točke za jednog ili dva sugovornika. Ovisno o konkretnom cilju, njegov sadržaj trebao bi biti povezan s poslom ili onim odnosima u kojima se ljudi nalaze. Rasprava bi trebala obuhvatiti posebne aspekte rada. Pitanja su lakonska, a odgovori kratki i smisleni. Nema mjesta blistavom humoru ili drugim vidno razvedrljivim okolnostima. Izuzetno suh informativni razgovor, koji bi trebao biti što je moguće korisniji za jednog ili sve sugovornike.
- Status … Nužno uzeti u obzir u formalnoj međuljudskoj komunikaciji. Osoba mora razlikovati i razumjeti ulogu sugovornika i, ovisno o tome, graditi svoj stav, izjednačavajući vlastiti status. Njome upravljaju općeprihvaćena pravila ponašanja, etika komunikacije i radni odnosi. Odnosno, poštivanje i pristojnost je obavezno, što ne dopušta osobi da izrazi vlastito mišljenje, već služi samo kao maska za dobivanje potrebnih informacija ili usluga.
- Emocionalnost … Jedna od najvažnijih razlika između formalnih i neformalnih tipova međuljudske komunikacije je emocionalna komponenta u razgovoru. Za prvo, to je potpuno nekarakteristično. Izražavanje izraza lica ili uz pomoć riječi vašeg subjektivnog odnosa prema osobi ili drugom faktoru apsolutno je neprihvatljivo u formalnoj komunikaciji.
Vrste formalne komunikacije i njihove karakteristike
Formalna komunikacija prilično je monotona i rijetko se ističu određene razlike u jednom ili drugom obliku. Najčešće se klasificira prema opsegu. Ovisno o tome s kim osoba komunicira i što želi postići određenim razgovorom, mogu se razlikovati tri oblika formalne komunikacije.
Igranje uloge
Ovo je zapravo komunikacija čija pravila diktiraju uvjeti. U ovom određenom trenutku osoba igra svoju ulogu, a u odnosu na nju izgrađuju se njene interakcije s drugima.
Na primjer, ako je žena kozmetičarka ili konzultantica i komunicira s klijentom na poslu, služit će se profesionalnim jezikom, ostati pristojna, uljudna, smiješiti se i raditi svoj posao. Čak i ako joj se sugovornik ne sviđa previše, prisiljena je nasmiješiti se i izgledati prijateljski, jer je na to obavezna svojom izvođačkom ulogom.
Komunikacija temeljena na ulogama osmišljena je tako da ostane u obrani emocionalnih odgovora tamo gdje su izrazito nepoželjni. Osim toga, pravilnom izgradnjom predloška za interakciju s ljudima (na primjer, kupcima) možete postići dobre profesionalne rezultate.
Srdačan i gostoljubiv stav utjecati će na posjećenost salona / trgovine / tržišta i poboljšati marketinške performanse. Dakle, možemo reći da je formalna komunikacija temeljena na ulogama jedinstven alat koji se u vještim rukama pretvara u moćno sredstvo za postizanje vlastitih ciljeva.
Poslovanje
Ova vrsta formalne komunikacije sastoji se u strogoj raspravi o činjenicama koje se odnose na zajednički uzrok. Koriste se samo suhi podaci, koji se moraju saopćiti sugovorniku. Svrha poslovne komunikacije uvijek je ista - materijalna ili profesionalna korist, koja se postiže interakcijom s drugim ljudima koji rade na istom području. Često se poslovna komunikacija prezentira u obliku pregovora, gdje se sva pitanja od interesa za strane raspodjeljuju lakonski i točku po točku. Zapravo, uz njihovu pomoć, provodi se detaljno informativno upoznavanje. Podaci se prenose s jedne osobe na drugu, dok su maksimalno komprimirani do granica važnosti i vrijednosti svakog prijedloga. Na primjer, osoba radi za veliku tvrtku i mora podučavati podređene o novom projektu. Odnosno, poslovnim jezikom objasnit će sve što je predviđeno u takvim slučajevima. Izlaganje misli što je više lakonično, usporedbe i komične digresije nisu tipične.
Funkcionalna
Koristi se za podmirivanje njihovih potreba u svakodnevnom životu i minimalnu interakciju s ljudima. Odnosno, u svakom pojedinačnom slučaju ima svoju funkciju. Čim se ispuni, komunikacija s tom osobom prestaje.
Istodobno, ne postoje posebni statusi koji određuju ravnopravnost sugovornika. Također je isključena mogućnost unaprijed planiranih budućih sastanaka.
Najupečatljiviji primjer može biti drugi razgovor u liftu "Na kojem ste katu?" ili u autobusu "Prođite, molim vas, za kartu". Istodobno, uopće nije važno tko je ta osoba, status više ili niže. Uvijek će ostati samo prolaznik.
Samo opća pravila bontona i ponašanja sa strancima uređuju funkcionalnu formalnu komunikaciju. Drže distancu između sugovornika i unose svoj dio pristojnosti i učtivosti čak i u takvom drugom razgovoru.
Osnovna pravila formalne komunikacije
Kao što je gore spomenuto, pravila su temelj formalne komunikacije. Prema zadanim postavkama, pretpostavlja se da su svi sudionici u razgovoru s njima upoznati i da ih se jednako pridržavaju.
Kako bi značajke bile malo specifičnije, postoji nekoliko osnovnih pravila za formalnu komunikaciju:
- Udaljenost … Između sugovornika treba postojati fizička i psihička distanca. Odnosno, ne možete ući u dušu, pitati o osobnim stvarima ili otići na bliže razine komunikacije. Razgovor bi trebao teći u jednom smjeru i ne nadilaziti vodeću temu. Treba imati na umu da sugovorniku možda neće biti ugodno otvoriti se tijekom takvog formalnog razgovora i to će izazvati neželjenu reakciju ili izazvati negativne dojmove. A ovo će barem pokvariti sliku.
- Pragmatičan … Kad vodite službeni razgovor, uvijek se morate sjetiti njegove svrhe. Ne možete odstupati od teme niti se kloniti izravnih odgovora. Takav je razgovor iznimno poučan i podržava, stoga bi trebao biti što jezgrovitiji i pragmatičniji. Ne biste trebali namjerno produžavati razgovor ili pokazivati odsutnost.
- Usredotočenost … Za formalnu međuljudsku komunikaciju, razgovor je jednosmjeran. Odnosno, razgovor se kreće u određenom smjeru i ne dotiče se drugih tema. Priroda komunikacije prenosi se iz njegova cilja, a čim se to postigne, potreba za nastavkom razgovora nestaje sama od sebe.
- Emocionalna blokada … Formalna međuljudska komunikacija ne utječe na razinu osjećaja. Odnosno, ljudi se niti ne približavaju procjeni svojih dojmova, analiziranju ponašanja sugovornika. Štoviše, nema emocionalnosti u razgovoru, ako ne uzmete u obzir profesionalni grubi humor ili troškove sekunde.
Kako preći iz formalne u neformalnu komunikaciju
Prvo morate saznati i sami odrediti zašto to trebate učiniti. U nekim je slučajevima službena komunikacija osmišljena kako bi zaštitila ljudske emocije ljudi u tim zanimanjima koji su prisiljeni puno komunicirati s drugima. Ovo je svojevrsna maska za očuvanje vašeg unutarnjeg svijeta od stranaca koji bi čak mogli nenamjerno ući u njega. No, u nekim je slučajevima takav prijelaz jednostavno neophodan. Za to je važno promatrati nekoliko aspekata:
- Reciprocitet … Nemoguće je preći na neformalnu komunikaciju samo s jedne strane. Ovo je nužno recipročan proces, koji je popraćen obostranom suglasnošću i svrhovitim ponašanjem i postupcima. Odnosno, i sugovornik mora biti zainteresiran za takav prijelaz, ili barem ne smetati.
- Postupnost … Naravno, nemoguće je, nakon dugotrajne komunikacije na formalnoj razini, u jednom lijepom trenutku prići osobi, udariti je po ramenu i govoriti kao najbolji prijatelj. Za to je potrebno vrijeme ili možda ne biste trebali računati na takav ishod. Trebali biste početi s postupnim malim pitanjima, pristojnim izrazima koji su napola dobri maniri, a pola istinski zainteresirani za život druge osobe.
- Humor … Čudno, ali prvi na putu do neformalne komunikacije pomoći će pozitivnom stavu i prilici da se zajedno nasmijemo. Trebali biste započeti s malim radnim trenucima koji se mnogima mogu činiti komičnim ili smiješnim. Ako osoba uspostavi kontakt uz humor, nesumnjivo postoji šansa za uspostavu neformalne komunikacije.
- Prioritet … Mnogima se možda neće svidjeti prijelaz u neformalnost zbog rizika od gubitka poslovne vrijednosti razgovora. Odnosno, ako ste duže vrijeme komunicirali s osobom isključivo iz nužde, tada morate početi tako. Prvo biste trebali saznati sve radne trenutke i ciljeve formalne komunikacije, a zatim prijeći na "približavanje".
Što je formalna komunikacija - pogledajte video:
I formalna i neformalna komunikacija imaju svoja područja primjene. Uspješno služe kao alati za interakciju među ljudima različitih kategorija i dobro rade svoj posao. Službena komunikacija osmišljena je za rješavanje svakodnevnih i radnih trenutaka s ljudima koje ne želite pustiti u svoj život, ali s njima ipak morate komunicirati. Predstavlja bonton na djelu i svjedoči o stupnju obrazovanja svake pojedine osobe.