Upravljanje vremenom u modernom društvu. Zašto ljudi nemaju dovoljno vremena i kako naučiti pratiti sve. Osnovna pravila za učinkovito upravljanje privremenim resursom. Upravljanje vremenom je sposobnost kontroliranja količine vremena provedenog na određenim aktivnostima, mudro upravljati njime, analizirati učinkovitost vašeg rada i pronaći dodatne resurse, čime se povećava produktivnost. Takve vještine daju osobi priliku ne samo da ide u korak s planiranim aktivnostima, već da to radi učinkovito i da se zabavi. Znanost koja proučava proces planiranja i upravljanja vlastitim ili tuđim vremenskim resursom naziva se upravljanje vremenom.
Potreba za upravljanjem vremenom
Pitanje upravljanja vremenom na državnoj razini pojavilo se i počelo ozbiljno proučavati u Rusiji još 1920 -ih godina. Predložene su različite teorije i metode povećanja učinkovitosti aktivnosti, uključujući organiziranje osobne učinkovitosti svake pojedinačne osobe.
70 -ih godina dvadesetog stoljeća uvedena je ideja da se osobni sustav upravljanja vremenom treba temeljiti na učinkovitom razmišljanju pojedinca, koje je potrebno razviti. Tek 2007. godine na jednom od moskovskih sveučilišta pojavio se odjel za upravljanje vremenom. S jedne strane, vrijeme nije neograničeni resurs, pa ne čudi što nam često nedostaje. No, s druge strane, za sve u danu vrijeme je isto. Pa zašto, uz istu cijenu, neki uspiju učiniti mnogo više od drugih i, kao rezultat toga, postići veći rezultat? Ne radi se o broju sati, već o učinkovitosti njihova korištenja.
Mnogi ljudi griješe misleći da je upravljanje vremenom potrebno samo za menadžere na poslu i ljude koji patološki ništa ne poduzimaju. Zapravo, svatko mora naučiti umijeće upravljanja svojim vremenom kako bi bio uspješan ne samo u poslu, već i u životu. Zadatak upravljanja vremenom nije uvesti vas u nekakav okvir. Naprotiv, planiranje vam omogućuje proširenje ovog okvira, budući da ni sami ne primjećujete koliko se vremena, ako se pravilno potroši, može osloboditi. Za savladavanje znanosti upravljanja vremenom, nekome će trebati nekoliko tjedana, a drugima mjeseci. Sve ovisi o nekoliko čimbenika:
- Snaga volje … Bez ove karakterne crte u načelu je teško postići bilo kakve rezultate. Stoga, ako nešto nije uspjelo prvi put, nema potrebe odustajati. Morate shvatiti zašto nije uspjelo i ponovite to.
- Prethodne vještine planiranja … Ako osoba zna planirati neke svoje radnje, na primjer, kupovinu, rekreaciju, održavanje događaja, tada bi trebala biti upoznata s osnovnim načelima planiranja. U tom će mu slučaju biti lakše naučiti upravljati vremenom nego nekome tko cijeli život živi improvizirano. Ipak, ništa nije nemoguće za drugu kategoriju ljudi, samo može potrajati malo duže.
- Podrška … Koliko često osoba radi nešto za društvo: počinje ili prestaje pušiti, ide u teretanu, posjećuje bilo koje događaje. Vrlo je važno imati podršku voljenih osoba. Stoga, ako cijeli tim ili cijela obitelj donesu odluku o razumijevanju umijeća upravljanja vremenom, tada će se rezultat postići mnogo brže.
Tabu kada planirate svoje vrijeme
Prije nego naučite upravljati svojim vremenom, morate analizirati koliko je potrebno 24 sata. Iscrtavši barem jedan svoj dan u satima i minutama, možete vidjeti da je većina dragocjenih resursa uzalud potrošena.
Razmotrimo glavne tabue u upravljanju vremenom:
- Dug san … Ne možete nikamo - morate spavati kako biste imali snage učinkovito provesti ostatak vremena. Zdrav san traje 8 sati. No spavanje prije ručka nije mudro upravljanje vremenom.
- Telefonski razgovori … Telefon štedi i gubi vaše vrijeme. S jedne strane, informacije se mogu brže primiti ili prenijeti. No, s druge strane, isprazni razgovori ponekad oduzmu veći dio dana.
- Gledanje televizije i igranje igrica … Naravno, morate se odmoriti, a svatko na svoj način razumije značenje ove riječi. No gledanje sljedeće serije ili novog "strijelca" neće moći niti napuniti novom snagom, niti biti korisno.
- Loše navike … Ljudima s nezdravim navikama, poput pušenja, tijekom dana treba puno vremena za pauze u pušenju. Čini se da je ispijanje šalice kave ili pušenje pitanje 2-3 minute, ali naš se dan sastoji od ovih minuta.
Svatko može pronaći još nekoliko točaka u svojoj rutini, gdje provodi vrijeme, i pokušati ih ukloniti iz života ili ih barem smanjiti. Što prije čovjek to shvati, prije nauči cijeniti i mudro provoditi svoje vrijeme.
Savjet! Nema potrebe žaliti za proteklim vremenom. Ovo je potpuno beskorisna vježba jer se neće vratiti. Bolje je od sada učiti ne dopustiti njegovo beskorisno rasipanje.
Značajke upravljanja vremenom podučavanja
Postoje razne tehnike koje podučavaju osnove upravljanja vremenom. Mnogo tematskih informacija o ovom pitanju može se pronaći na Internetu. Ali bolje je kad će profesionalac s vama podijeliti tajne. Povećana potražnja za proučavanjem ovog pitanja stvara ponudu. I danas se kod nas književnost tiska u velikim količinama i održavaju se razni treninzi o upravljanju vremenom.
Obuka je jedna od nastavnih metoda koja vam omogućuje stjecanje potrebnih znanja, vještina i sposobnosti izravnom praktičnom nastavom. Njegova velika prednost je u tome što student ne samo da percipira bilo koju navedenu informaciju, već može odmah primijeniti stečeno znanje u praksi. Postoji živa komunikacija s trenerom i sa grupom istomišljenika.
Unatoč činjenici da su osnovni principi upravljanja vremenom isti, obuke se mogu strukturirati na različite načine. Svaki trener sam određuje kako će mu biti lakše prenijeti svoje iskustvo obučenoj publici. Časovi upravljanja vremenom nude niz pravila ili aktivnosti kojih se treba pridržavati kako bi se razvila sposobnost upravljanja vremenom.
Ali morate shvatiti da će izlet na sam trening, čak i ako ga vodi visoko kvalificirani stručnjak, bez napora s njegove strane biti beskoristan. Planiranje, podjela planova na važne i ne tako važne, hitne i odgođene - sve to morat ćete učiniti sami.
Drugi pristupačniji način dobivanja informacija o upravljanju životom i vremenom je specijalizirana literatura. Na tu su temu napisane mnoge knjige stranih i domaćih autora. Mnogi od njih su vodeći treneri, pa se možete upoznati s materijalom prije pohađanja odgovarajuće obuke. Prednost knjige u odnosu na trening je niža cijena, mogućnost čitanja u prikladno vrijeme i ponovnog čitanja, bilježenja.
Popularne knjige u 2016. koje vam govore kako učinkovito upravljati vremenom su:
- "Maksimalna koncentracija". Napisala Lucy Joe Palladino;
- "Lak način da prestanete odgađati." Napisao Neil Fiore;
- "Muza i zvijer". Napisala Yana Frank;
- "Esencijalizam". Napisao Greg McKeon;
- "Kako stvari dovesti u red." Napisao David Allen;
- Vremenska vožnja. Autor Gleb Arkhangelsky;
- “365 dana kreativne osobe. Dnevnik ". Napisala Yana Frank;
- "Dobra godina. Tržišni tjednik ". Objavio Igor Mann;
- “Kako raditi 4 sata tjedno”. Napisao Tim Ferris;
- "Umijeće održavanja koraka". Napisao Alan Lacaine.
Osnovna pravila za učinkovito upravljanje vremenom
Ako je osoba učinila prvi korak, uvidjela problem nepravilnog planiranja svog vremena i želi ga riješiti u bliskoj budućnosti, tada je potrebno shvatiti neke tajne upravljanja vremenom. Sljedeće smjernice vodit će vas kako pravilno upravljati svojim vremenom.
Uklanjanje "slučajeva-parazita"
Izazov je analizirati svoj dan i zakazati ga što detaljnije. Potrebno je zapisati ne samo dovršena korisna djela. To bi također trebalo uključivati opuštanje, komunikaciju i druge aktivnosti. Sada morate označiti one točke koje bi mogle uštedjeti vrijeme bez ikakvih oštećenja. To su "slučajevi parazita" koji kradu dragocjene minute. Da biste isključili sve beskorisne aktivnosti, morate analizirati više od jednog dana, ali rezultat neće dugo čekati. Provođenje tjedan dana na popisu zadataka može vam uštedjeti puno više vremena u budućnosti izrezivanjem nepotrebnih stvari iz vašeg rasporeda.
Zakazivanje rasporeda
Uklanjanjem "slučajeva parazita" iz svog rasporeda možete započeti racionalno planiranje vremena. Uspješni ljudi stalno planiraju svoje vrijeme, povećavajući tako produktivnost svojih aktivnosti.
Planiranje ne treba raditi u glavi, već na papiru. Nije važno radi li se o dnevniku uvezanom u kožu ili običnom papiru. Slučajeve je potrebno pisati po važnosti. Ako se tijekom dana pojavi novi zadatak, to bi također trebalo biti zapisano u vašem planu, uzimajući u obzir prioritet u odnosu na prethodno planirano. Završene slučajeve treba izbrisati s popisa. Daje snagu i potiče na plodnu aktivnost.
Planiranje bi trebalo biti s više na manje. Od planova za godinu, glatko prijeđite na planove za svaki dan. Za svaki zadatak potrebno je postaviti posebne rokove.
Na treninzima upravljanja vremenom treneri često preporučuju crtanje stabla kao utjelovljenje glavnog velikog cilja. Grane koje se pružaju od njega mali su zadaci koje je potrebno riješiti na putu do postizanja. Svaka se grana može granati više puta sve dok se zadaci ne podijele na male, jasne i razumljive. Naravno, crtanje drveća pri planiranju za svaki dan nije potrebno, ali vizualiziranje vašeg plana vrijedi. U upravljanju vremenom postoji pravilo 10/90. Formulirano je na sljedeći način: 10% vremena koje potrošite na zakazivanje zadatka uštedjet će 90% vremena koje je potrebno za njegovo dovršavanje.
Izgradnja snage volje
Nije dovoljno naučiti kako pravilno planirati svoje vrijeme. Potrebno je slijediti zacrtani plan. No, često se događa da ste ujutro ustali s bolnom glavom i niste htjeli raditi vježbe; došao s posla umoran i nije išao na tečajeve; vaš omiljeni film je na TV -u, a vi ste zakazali termin. Organiziranje vašeg dana počinje organiziranjem sebe. Ako vam je isprva teško žrtvovati gledanje svoje omiljene emisije, možete je gledati tako da u ovo vrijeme stavite televizor u kuhinju i skuhate večeru. Ako vam se ne da ujutro planirano trčanje po kišovitoj kiši, možete ponijeti svoj glazbeni player sa sobom i raspoloženje će vam se podići. Nema potrebe napuštati planirane slučajeve, vrijedi tražiti kompromis i zadovoljno ih ispuniti.
Određivanje prioriteta
Najteži dio umijeća upravljanja svojim vremenom je pravilno odrediti prioritete, ističući glavni i sporedni cilj. To vam omogućuje da pravilno rasporedite zadatke na popisu.
Utvrdivši glavne zadatke, potrebno je analizirati koje će se posljedice dogoditi ako se dovrše ili ne dovrše na vrijeme. Ako ispravno istaknete glavnu stvar, tada možete vidjeti da će kršenje rokova za provedbu glavnog zadatka imati ozbiljne posljedice.
Najvažnije i najteže stvari najbolje je učiniti ujutro. Tijekom ovih sati mozak se odmara, svijest je bistra, pažnja je maksimalno koncentrirana. Postoje situacije kada se za dovršetak zadatka planira manje vremena nego što se zapravo troši iz razloga na koje osoba ne može utjecati. Stoga, ako planirate važne stvari za popodne, one se možda neće obaviti na vrijeme, zbog čega će doći do ozbiljnih posljedica.
Svi se slučajevi mogu uvjetno podijeliti u četiri skupine: hitni i važni; važno, ali nije hitno; hitno, ali nije važno; nije hitno i nije jako važno. Preporučuje se upisivanje stvari u vaš dnevnik sljedećim redoslijedom:
- važno i hitno;
- hitno, ali manje važno;
- važno, ali nije hitno;
- drugo.
Prema jednom od pravila upravljanja vremenom (pravilo Pareto 20/80), ispravno određivanje prioriteta može uštedjeti do 80% resursa. Formulirano je na sljedeći način: 20% aktivnosti potrošenih na glavne zadatke donosi 80% učinkovitosti; zauzvrat, 80% aktivnosti potrošenih na provedbu beznačajnih zadataka donijet će samo 20% rezultata. To opet sugerira da je potrebno znati istaknuti važno, a odbaciti nepotrebno.
Određivanje uvjeta rada
Da biste razvili sposobnost upravljanja vremenom, morate postaviti jasne rokove za svaki zadatak. U protivnom, može se odgoditi na neodređeno vrijeme. Imajući određeni rok za dovršenje zadatka, osoba nastoji doći na vrijeme. O tome svjedoči povećana produktivnost učenika dan prije sesije, ovaj primjer se često daje tijekom treninga. Ponekad je korisno sami postaviti takve rokove kako biste se što više koncentrirali na dovršetak zadatka, kako biste mobilizirali sav svoj potencijal. Ne pretjerujte u eksperimentima s rokovima. To može dovesti do prenaprezanja, gubitka snage i drugih negativnih posljedica. Zauzvrat, obavljanje posla onako kako dolazi pomoći će uštedjeti ne samo vrijeme, već i energiju. Ako se sve manje poteškoće koje se jave na putu do glavnog cilja riješe kako dolaze, onda nemaju vremena pretvoriti se u grudvu nerazrješivih problema. Ako su svi zadaci dovršeni, ali snaga i vrijeme dopuštaju vam da se nosite s dodatnim zadatkom, nema potrebe odgađati ga. Nakon što je danas izvršio zadatak, zakazan za sutra, osoba će biti sigurna da će imati vremena dovršiti sve aktivnosti planirane za sljedeći dan. Ne biste trebali odgađati završetak predmeta koji su započeli danas, a nisu okončani u roku koji ste sami sebi odredili. Svaki zadatak rješava se brže, sve dok ste fokusirani na njega. Odgađanjem dovršetka posla za sutra, osoba se prisiljava da se ponovno podesi i usredotoči na to, a to oduzima mnogo vremena.
Delegiranje i automatizacija
Ne morate se bojati pomoći. Štoviše, ako postoji mogućnost da se izvršavanje bilo kakvih zadaća povjeri drugoj osobi, to se mora iskoristiti. Ne uvijek se dobar rezultat može postići samo sam. Isplativije je potrošiti vrijeme poučavajući drugu osobu jednom zadatku, nego to stalno sami raditi. Pogotovo ako nije uključeno u kategoriju glavnih. Tako se oslobođeno vrijeme može potrošiti na važnije zadatke.
Automatizacija određenih procesa igra jednako važnu ulogu u procesu učinkovitog upravljanja vremenom: automatsko sortiranje obavijesti putem e -pošte, automatska redovita plaćanja itd. Sve što može funkcionirati bez vašeg sudjelovanja štedi dodatno vrijeme.
Puni odmor
Morate planirati ne samo radno vrijeme, već i odmor. Štoviše, mnogi stručnjaci preporučuju da od ove točke počnete ispunjavati svoj dnevnik. Bez odgovarajućeg odmora, osoba ne može raditi produktivno, pa se ova komponenta uspjeha ne smije zaboraviti.
Neki ljudi, u nastojanju da što više stignu na vrijeme, namjerno sebi uskraćuju sve užitke, pokušavajući svaku minutu potrošiti na posao. Kao rezultat toga, produktivnost pada jer se umorna osoba ne može koncentrirati i donositi brze i mudre odluke.
Odmor bi trebao biti potpun. Kada provodite vrijeme s obitelji ili prijateljima, morate uživati u komunikaciji, a ne razmišljati o novim poslovnim shemama ili planu za susret s partnerom u glavi. I to neće pomoći uzroku, već će izazvati nezadovoljstvo bliskih ljudi. Kako upravljati vremenom - pogledajte video:
Sposobnost upravljanja svojim vremenom omogućuje osobi da bude uspješna i sretna. Stoga neće biti suvišno shvatiti ovu umjetnost ne samo za glavu, već i za domaćicu. U različitim izvorima možete nabrojati različit broj metoda, tehnika i pravila za učinkovito upravljanje vremenom, ali svi se svode na ista načela: kompetentno planiranje i određivanje prioriteta. Svladavši osnove ove znanosti, svatko će moći formulirati svoja pravila o načinu upravljanja životom i vremenom.
